Pemeliharaan Sistem E-Office sebagai Penunjang Layanan Persuratan Digital di Kecamatan Jatinangor

Abstract

Transformasi digital dalam tata kelola pemerintahan mendorong pemanfaatan sistem E-Office untuk mendukung pengelolaan persuratan dan arsip secara elektronik. Penelitian ini bertujuan menganalisis pemeliharaan sistem E-Office serta dampaknya terhadap layanan persuratan dan pengelolaan arsip digital di Kecamatan Jatinangor, Kabupaten Sumedang. Penelitian dilaksanakan pada April–Mei 2025 menggunakan metode kualitatif deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa E-Office telah mendukung efisiensi administrasi persuratan melalui percepatan distribusi surat, kemudahan penelusuran dokumen, dan pengelolaan arsip secara elektronik. Namun, pemeliharaan sistem di tingkat kecamatan masih bersifat pasif dan reaktif serta bergantung pada tim teknis kabupaten. Belum tersedianya tim teknis, prosedur pencadangan data secara berkala, dan mekanisme pemantauan sistem secara mandiri menyebabkan gangguan sistem dapat berlangsung hingga tujuh hari kerja dan menghambat proses persuratan. Gangguan sistem juga meningkatkan ketergantungan pada kemampuan pegawai dalam mengelola persuratan dan arsip secara manual. Selain itu, ketiadaan arsiparis profesional sejak tahun 2024 menimbulkan kesenjangan kompetensi dalam pengelolaan arsip digital. Penelitian ini menyimpulkan bahwa keberlanjutan layanan E-Office tidak hanya bergantung pada ketersediaan teknologi, tetapi juga memerlukan pemeliharaan sistem yang terstruktur, mekanisme penanganan gangguan, dan penguatan kompetensi kearsipan pada tingkat operasional.